Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Омский государственный технический университет»

В.А. Цыганков, н.С. Морозова документирование управленческой деятельности Учебное пособие

г. Омск 2006

УДК 651.51.8 (075.8)

ББК 65.050я 73

Рецензенты:

В.А. Цыганков, Н.С. Морозова

Ц Документирование управленческой деятельности : Учеб. пособие. Омск: Изд-во ОмГТУ, 2005. 49 с.

В учебном пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, а также требования к их составлению и организации документооборота.

Методический материал подготовлен в строгом соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.

Данное учебное пособие предназначено для студентов экономических специальностей, изучающих документирование управленческой деятельности.

УДК 651.51.8 (075.8 )

©Омский государственный технический университет, 2006

1. Основные требования к оформлению управленческих документов

1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Термин «делопроизводство » характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ » определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

информационная;

историческая;

коммуникативная;

культурная;

правовая;

социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

характером и объемом компетенции учреждения;

порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиальность);

объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе.Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координирование соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация пот внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в республике, а на отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Государственный надзор за соблюдением УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

-- [ Страница 1 ] --

Т.А. КОРОЛЕВА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

Королева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное

пособие. – СПб.: изд. СПбГУКиТ, 2013. – 94 с.

Освоение данной дисциплины направлено на формирование знаний и

навыков работы с организационно-распорядительной и информационно справочной документацией, регламентирующей деятельность должностных лиц организации, функции и процессы управления персоналом организации. Для студентов факультета массовых коммуникаций обучающихся по специальности 031600 «Реклама и связи с общественностью», а также студентов факультета управления, обучающихся по специальности 080500 «Менеджмент» и 080100 «Экономика».

Кроме того, учебное пособие может быть полезно для студентов других факультетов при изучении дисциплин «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др.

Рецензент: заведующий кафедрой информационного менеджмента и бухгалтерского учета, к.э.н., доцент А.Ю. Смирнов.

© СПбГУКиТ, ВВЕДЕНИЕ Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентировано законодательными и нормативными актами. Требования к оформлению и составлению документов постоянно растут.

Управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностью документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, к хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами.

Под воздействием экономических факторов повышается юридическая значимость документов, что обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Разработка и внедрение документационного обеспечения управления как эффективной системы решает вопросы успешности предприятия в собственном сегменте рынка, способствует оперативности и качеству управления организацией.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

устанавливает, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческой деятельности.

В последнее время синонимом термина «делопроизводство» стало «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий.

1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Практика документирования управленческих действий восходит к далекой древности. Данные, полученные археологами и лингвистами, а также письменные документы показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг., в которых, кроме того упоминается о практике составления других документов - письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.

Уже в период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978 - 1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности “печатников” - хранителей княжеской печати, а также судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и других крупных феодалах.

С XIV в. термин “дьяк” закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах “хартией” или просто “телятиной”. Самой древней формой документа была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогой материал использовали снова.

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Это были, как правило, центральные городские храмы, посвященные святым, выбранным в покровители данного города. Часто само хранение в храме придавало документу юридическую силу. Например, в Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках.

Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещались в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу.

Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого свободное место в духовных книгах.

В те времена существовало большое количество документов - уставные, вкладные, купчие грамоты: заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег житийные записи - при срочном найме работников;

полные грамоты - при продаже в рабство;

отпускные грамоты и т.д. Однако система делопроизводства еще не сложилась.

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV в. в период формирования русского централизованного государства. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы (места с постоянным штатом людей, занимающихся делопроизводством). Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период с XV по XVII в. принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов.

В этот период часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старших», «средних» и «молодых»

(младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы» - структурные подразделения по территориальному признаку. Распорядительная деятельность принадлежала приказным судьям, дьяки с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Для приведения в исполнение решений существовали особые должности - толмачи, трубники и др. Они доставляли переписку приказов по принадлежности, вызывали тяжущихся в суд и т.д.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территорией и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу и помощников – «меньших» воевод и дьяков Приказная изба делилась на столы.

В ХV в. дорогой пергамент сменила бумага, первоначально привозимая из западноевропейских стран, а со второй половины XV в. - отечественная. В те времена бумага делалась из тряпья, а чернила - из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях.

Такой текст почти не выцветал, поэтому и сейчас архивные документы того времени достаточно хорошо читаются.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был невелик:

грамоты - царские указы, посылаемые из приказов на места, наказы царя воеводам и другим местным начальникам, отписки и доклады, поступавшие в приказы от воевод, памяти - письма между приказами, челобитные - обращения граждан к центральной власти.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата, обозначение автора и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты и обозначения автора и адресата, а затем излагалось существо вопроса. В заключительной части обозначалась дата и место написания документа.

В 1720 г. Петр I утвердил Генеральный регламент, который стал законодательной основой реформы делопроизводства. Этот документ ввел “коллежскую” систему делопроизводства, берущую свое название от учреждений нового типа - коллегий. В состав коллегий входили: президент, вице-президент, советники и асессоры. Решения в этих учреждениях принимались преимущественно коллегиально, чему Петр I придавал особое значение, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает».

Этим законодательным актом отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая сосредоточивается в канцелярии во главе с секретарем. Под руководством секретаря работали: нотариус, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Нотариус вел протоколы заседаний и реестр нерешенных дел, актуариус отвечал за сохранность документов и заготовлял канцелярские принадлежности, регистратор выполнял новую для делопроизводства функцию - регистрировал в специальных книгах все входящие и исходящие документы.

При каждой коллегии состоял прокурор, который наблюдал за законностью и порядком решения дел. Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места в состав членов коллегии на документе, который они обсуждали. Решенные дела сдавались в архив, возглавляемый архивариусом.

В коллежской системе делопроизводства возникло большое число новых документов, должностей и терминов, их определяющих. Оттуда к нам пришли понятия «указ», «регламент», «резолюция», «инструкция» и т. д.

В начале ХIХ в. произошла новая реформа в системе государственного управления и делопроизводства. Вместо коллегий появились новые учреждения министерства, руководимые министрами на принципах единоначалия.

Министерства делились на департаменты, а те, в свою очередь, - на столы.

Законодательным актом, определяющим всю систему министерского устройства и делопроизводства, явилось «Общее учреждение министерств». Само понятие делопроизводства в то время обозначало деятельность не только канцелярии, но и всего учреждения, а под «делом» понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а решаемый вопрос, для обозначения понятия, аналогичного современному делопроизводству, существовал термин «письмоводство».

Авторы «Общего учреждения министерств» четко разделили два аспекта делопроизводства: формы документов и порядок их движения, основой которого является принятый в учреждении порядок рассмотрения вопросов или по современной терминологии - процесс прнятия управленческих решений.

В период министерского делопроизводства изменилась и форма документов - появились бланки с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Набор и расположение реквизитов практически мало отличается от современного бланка. Появляется большое количество специальной литературы, в том числе и теоретической, в которой впервые формулируется классификация документов. Регулярно издаются специальные письмовники - сборники образцов документов, предназначенные как для чиновников, так и для частных лиц, которым приходится о бращаться в государственные учреждения.

В конце ХIХ в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских министерствах стали использоваться пишущие машинки, что привело к ускорению работы канцелярии и позволило изготавливать сразу несколько копий документа. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, что привело к сокращению объема документов. Появление пишущих машинок явилось поистине технической революцией в делопроизводстве и сравнимо только, пожалуй, с появлением компьютера.

Октябрьская революция 1917 г., нацеленная на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменила государственный аппарат.

Для непосредственного управления страной было создано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком), а для управления отдельными отраслями - 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Для законодательного оформления деятельности властных структур и упорядочения процессов документирования 30 октября 1917 г. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а 2 марта 1918г. постановление «О форме бланков государственных учреждений». При разработке новой технологии управления использовался опыт работы предшественников, например, за основу «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» был взят аналогичный документ военного ведомства 1911 г. Много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1920-е годы были организованы исследования в области управления, научной организации труда и делопроизводства, вышли наиболее важные нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления.

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда и делопроизводства. Для координации работ в масштабах всей страны в 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления, а в 1926 г.- Государственный институт техники управления (ИТУ).

ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота», в котором использованы результаты новейших зарубежных и отечественных разработок в этой области.

В 1930-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность альтернативных подходов к системе делопроизводства. В результате ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские центры, занимавшиеся вопросами научной организации труда и делопроизводства. При этом максимум усилий направляется на закрепощение правовыми методами населения страны, для чего совершенствуется система учета советских граждан.

В отдельных крупных ведомствах проводились работы по совершенствованию системы бухгалтерской и кадровой документации, и удалось достичь определенных успехов. Однако в государственном масштабе наблюдался разнобой в области управления и делопроизводства.

Для преодоления этого недостатка необходимы были радикальные меры, которые предполагалось принять по результатам проведенного в 1941 г.

межотраслевого совещания по оргтехнике. Программа, принятая на этом совещании, содержала вопросы создания организационно-методического центра, разработки нормативной базы, механизации труда в делопроизводстве и т.д.

Практической реализации этой программы помешала Великая Отечественная война, а затем годы восстановления разрушенного народного хозяйства.

Вновь повышение интереса к вопросам документационного обеспечения управления наблюдается в 1960-е годы. С 1958 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ) стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства предприятий и организаций, а в 1966 г. в рамках Архивной службы был создан Всесоюзный научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Этой организацией совместно с другими ведомственными институтами была разработана Единая государственная система документации (ЕГСД), в которой ее авторы обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

Новая редакция этого документа носит название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) и восполняет пробелы в ЕГСД в части новых информационных технологий. Этот документ утвержден начальником Главного архивного управления в 1988 г. В 1970-1980-е годы появились ГОСТы на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.), унифицированные системы документации (УСД) и серия государственных стандартов на эти унифицированные системы.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в 1997 г. - новый ГОСТ Р 6.30-97 (Требования к оформлению документов), в 1998 г. - ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения). В последних нормативных документах отражены изменения в документации и документообороте, которые явились результатом изменения общественных отношений и появления новых форм собственности. В 2000 г. были внесены изменения в ГОСТ Р 6.30-97, а в 2003 г. он заменен новым – ГОСТ Р 6.30-2003.

Получившие широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык. К сожалению, эти шаблоны полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

2.ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц регламентируются законодательством Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации и ликвидации юридического лица, определяет виды и форму договоров и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения, устанавливает виды и содержание трудовых договоров, номенклатуру и порядок оформления документов по приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации сотрудников организации.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ, который устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Законом устанавливается порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

С предыдущим законом тесно связан закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.11.2004 №125-ФЗ. Закон регулирует процессы формирования, организации хранения, учет, использование архивов, а также ответственность за нарушение законодательства.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. №5485 (с изменениями и дополнениями от 08.11.2011 №309-ФЗ) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обес печения безопасности Российской Федерации.

Основания для причисления информации к разряду конфиденциальной содержатся в ст. 139 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ): «Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

№5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля за соблюдением государственных стандартов и ответственность за нарушение положений закона.

Закон возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты, ограничения при международном информационном обмене (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации) и другие вопросы международного информационного обмена.

Закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ определяет основные понятия в области электронного документооборота и требования к юридически значимому электронному документу.

Основные понятия, принципы и базовые правила ведения делопроизводства изложены в Государственных стандартах.

Существует самостоятельный комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико экономической информации.

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации.

Формуляр-образец.

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет.

ГОСТ 7.32-91 (2000). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

С целью сокращения количества документов, снижения трудовых и временных затрат на их подготовку в обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных создаются унифицированные системы документации (УСД) совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях - общероссийский классификатор стандартов (ОКС), Общероссийский классификатор валют (ОКВ), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.

2. Классификатор информации об организационных структурах Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и т.д.

Например, ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению. Код состоит из семи цифр и проставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30- “Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов” в унифицированных формах документов.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990г.

Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки отраслевых стандартов, инструкций министерств и ведомств по делопроизводству, различных инструкций.

Примером таких документов могут служить инструкция, введенная в действие Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418) /6/, а также инструкции по делопроизводству, разработанные непосредственно в организации.

Конкретные операции технологии делопроизводства и методы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируются рабочими документами организации – приказом об организации делопроизводства, приказом об отнесении информации к конфиденциальной, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями и т.п.

2. ДОКУМЕНТ 3.1. Т р е б о в а н и я к д о к у м е н т у Документы являются источниками и носителями информации. Они служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, имея юридическую силу, являются доказательством. Историей документ рассматривается как исторический источник. В управленческой деятельности документ является предметом труда и результатом труда.

Слово «документ» произошло от латинского «documentum» доказательство. В начале ХХ века документ рассматривался как “деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-нибудь” /16/. В настоящее время документ рассматривается в первую очередь как носитель информации. В соответствии с Оксфордским словарем “документ - это текст или изображение, имеющие информационное значение”, а по ГОСТ Р 51141-98 «документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» /7/.

Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звуко- или видеозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Для правильного принятия решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Это общие требования к документу как источнику информации.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Кроме того, на рабочее место руководителя или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В крупных фирмах информация, поступающая руководителю, как правило, наиболее важная и срочная, представляется в сжатом виде.

Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим требованиям:

Не противоречить законам государства;

Быть в пределах полномочий органа, выпустившего его;

Форма документа должна соответствовать государственным стандартам.

Сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и трудовой стаж, являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации и могут являться причиной материальных потерь для работников (например, при неправильном начислении пенсии) или самого предприятия при решении суда компенсировать работнику ущерб от несправедливого, по его мнению, увольнения.

Таким образом, знание современных правил оформления документов и организации делопроизводства поможет работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно хозяйственной деятельности.

3.2. К л а с с и ф и к а ц и я д о к у м е н т о в Согласно ГСДОУ документы классифицируются по целому ряду признаков.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, видеодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на компьютере, множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото-, кино- и видеодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. д.

З) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, письма, заявления и т.д.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставлены свободные места. Такие документы экономят время на их составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легче обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

6) По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные для решения своих внутренних задач и не выходящие за пределы организации. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

8) По происхождению документы бывают служебные и официально личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.д.) 9) По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и документах ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.

10) По юридической силе различают документы подлинные и подложные.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по какой-либо причине (например, истечение срока действия доверенности).

11) По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия». Копия юридической силы не имеет. Для придания копии юридической силы она заверяется соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как выписка и дубликат. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

На различных предприятиях и в учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаковы и определяются:

Кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности;

Объемом и характером компетенции;

Порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);

Объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами.

Взаимоотношения между подразделениями предприятия и отдельными предприятиями и организациями устойчивы и регламентируются различными правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки имеют устойчивый «запрограммированный» характер.

Следствием стабильности функций организации является тематическая ограниченность решаемых ею задач. Эти функции поддаются описанию, классификации, регламентации. Таким образом, круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Рассмотрим влияние информационных связей предприятия на объем и номенклатуру его документации. На рис.1 представлена упрощенная структура коммерческого предприятия и его внутренние и внешние информационные связи.

Предприятия поставщики Совет учредителей Предприятия соисполнители Совет учредителей Генеральный Предприятия Генеральный директор Секретарь покупатели директор Налоговая Производстве Бухгалтерия инспекция нный отдел Бухгалтерия Отдел Производст Банк венный кадров отдел Государствен ные учреждения Рис. 1. Упрощенная структура предприятия и его информационные связи Коллегиальная деятельность совета директоров (учредителей) фиксируется в протоколах, распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу. Кроме того, руководство предприятия планирует финансово-хозяйственную деятельность, что находит свое отражение в плановой документации. После выполнения определенных этапов работы или после наступления календарного срока составляется отчетная документация.

Отдел кадров (или менеджер по персоналу) занимается подбором кадров, повышением квалификации сотрудников, поощрениями, аттестацией и переподготовкой персонала. В соответствии с этой деятельностью служба готовит положения, инструкции, представления, проекты приказов и занимается оформлением других документов по личному составу. Иногда эти функции выполняет секретарь.

Производственно-хозяйственная деятельность, которой занимается производственный отдел, находит свое отражение в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Бухгалтерия составляет финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, годовые отчеты, акты ревизий и инвентаризаций, планы, сметы, счета, кассовые книги и др.).

От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

Кроме того, сотрудники предприятия пишут при необходимости заявления, автобиографии, выдают расписки и личные доверенности, т.е.

составляют официально-личные документы.

Все перечисленные документы относятся к управленческим и организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия и деловых партнеров) факторо в какая либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Таким образом, все документы, создающиеся на предприятии или в организации, условно можно разделить на следующие группы /14/:

1) система учредительных документов;

2) система организационных документов;

3) система распорядительных документов;

4) система документов по личному составу;

5) система финансово-бухгалтерских документов;

6) система справочно-информационных документов;

7) система плановых документов;

8) система отчетных документов;

9) система официально-личных документов.

Ниже мы рассмотрим правила оформления документов, используемых практически на каждом предприятии вне зависимости от его специфики.

3.3. О б щ и е п р а в и л а о ф о р м л е н и я д о к у м е н т о в Документы являются составной частью имиджа предприятия, его визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера. Бланки изготавливают типографским способом или при помощи персонального компьютера. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Составление, оформление документов и документирование деятельности организаций и подразделений регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные предложения и указания.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3) организацию быстрого поиска документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандартом устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата АЗ (297* мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков, и А - для справок /8/.

Все документы должны иметь поля. Стандартом задан минимальный размер полей в мм:

левое - правое - верхнее - нижнее - Для удобства подшивки документов рекомендуемый размер левого поля 30 мм.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания.

которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию. Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные черты делового стиля:

Нейтральный тон изложения;

Точность и ясность изложения;

Лаконичность текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения.

Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических лиц.

В силу этого личный, субъективный момент в текстах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключают слова, имеющие эмоциональную окраску (слова, имеющие уменьшительные и ласкательные суффиксы, междометия и т.д.).

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую двусмысленности и обеспечивающую адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов и др. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т.д.). Первоначально слово «реквизит», происходящее от латинского «requisitum» (потребность), означало совокупность формальных элементов документа, отсутствие которых лишает его юридической силы, а затем стало обозначать все элементы документа.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного типа документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение реквизитов.

ГОСТ Р 6. 30-2003 устанавливает максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Так как некоторые их них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 - наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей показаны на рис.2 и рис.3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Рис.2.Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка 20 01 02 03 16 17 01 73 08 09 04 05 06 11 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Рис. 3. Расположение реквизитов на формате А4 продольного бланка Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации Государственный герб помещают на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации». Бланки с изображением герба РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом в порядке, установленном в постановлении Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (редакции постановления от 08.06.2001 №450). Государственный герб РФ помещается на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, высших органов управления и т.д.

Реквизит 02 - Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - «Российская Федерация».

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) тер риторий и населенных пунктов Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в соответствии с уставом (положением об организации) на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

Реквизит 04 - Код организации Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

Реквизит 05 - Основной государственный регистрационный номер юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 - Код формы документа Для целей унификации и стандартизации организационно распорядительной документации существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который устанавливает классификацию конкретных форм документов. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например, 0222152 - штатное расписание, 0276030 - график отпусков и т.д.

Реквизит 08 - Наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии).

Все эти наименования даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

(СПбГУКиТ) Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа наименования на русском языке.

Наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09 - Справочные данные об организации Этот реквизит указывается только в письмах. Обязательными справочными данными являются почтовый адрес и номера телефонов (юридический адрес). По усмотрению организации могут быть указаны дополнительные справочные данные - номера факсов, адрес электронной почты и др. Банковские реквизиты необходимы только на бланках писем по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

Почтовый адрес выполняется в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. указывается улица, номер дома, город, почтовый индекс.

Реквизит 10 - Наименование вида документа Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, кроме писем.

Исключение составляет гарантийное письмо, в котором указывается наименование документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа печатают прописными буквами, например:

АКТ, ПРИКАЗ.

Реквизит 11 - Дата документа Дата является одним из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;

год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 12 февраля 2013 года следует оформлять: 12.02.2013.

Допускается оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Это соответствует международным стандартам и обычно используется в международной переписке. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 февраля 2013г.

Реквизит 11 - Регистрационный номер документа Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации.

Обозначение может быть цифровым, буквенным или комбинированным.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений и т.д.) это обычно порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.

Номер письма состоит обычно из порядкового номера самого письма по регистрационному журналу, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела, куда подшита копия отправленного документа.

Например: №150/22-01, где 150 - порядковый номер по журналу регистрации, 22 - индекс подразделения, 01 - номер дела. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

Реквизит 14 - Место составления или издания документа Место составления или издания указывается в каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа.

При оформлении реквизита учитывается административно-территориальное деление страны, например: «г. Приозерск Ленинградской обл.”. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также городов, название которых оканчивается на «-град» и «-бург» буква «г.» не ставится. Перед названиями остальных населенных пунктов проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.д.

Реквизит 15 - Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, должность и фамилию лица, которому адресован документ, - в дательном, инициалы указывают перед фамилией, например:

АО «Видеотехника»

Бухгалтерия Или Генеральному директору АО «Видеотехника»

В.А. Белову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Санкт-Петербурга Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово “КОПИЯ” перед вторым, третьим, четвертым адресами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита “Адресат” при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 25, Москва, При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Беглову К.В.

ул. Садовая, д. 80, кв. 4, Санкт-Петербург, Если письмо адресуется в научную организацию или высшее учебное заведение и адресат имеет ученое звание, оно указывается перед фамилией, например:

Ректору Санкт Петербургского государственного университета кино и телевидения профессору А.Д. Евменову Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 - Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Кино»

А.В. Степанов 20_ Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом общего собрания акционеров от 15.02.2013 № Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению /12/:

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

ИНСТРУКЦИИ (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно исследовательских работах);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днём;

типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.);

ПЛАНЫ (производственные, строительно-монтажных работ, научно исследовательских работ, работы научно-технического совета и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.);

СМЕТА РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, использование средств фонда предприятия, на капитальное строительство и т.д.);

СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

ФОРМЫ унифицированных документов;

Реквизит 17 - Резолюция Резолюция пишется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа между адресатом и текстом на первом листе документа. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Н.В.Морозовой, К.П. Степановой Прошу подготовить проект договора с ОАО «НОРД»

к 15.02. Личная подпись 02.02. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение является первый указанный в списке исполнитель.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается написание резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту Заголовок к тексту - краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок грамматически согласуется с названием документа, например:

ПРИКАЗ о реорганизации предприятия или ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта На документах формата А5 допускается не указывать заголовок к тексту.

Реквизит 19 - Отметка о контроле Этот реквизит проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ”, проставленные цветным фломастером (карандашом) или специальным штампом.

Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Реквизит 20 - Текст документа Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым словосочетаниям и синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа. Однако в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:

Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

Объективность о достоверность информации;

Составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Краткость достигается применением простых предложений, исключением повторений и излишних подробностей. Тексты писем и факсов не должны быть больше одной страницы. Если документ содержит более одной страницы текста, страницы нумеруются, начиная со второй. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля без черточек и точек.

Точность изложения сути документа зависит от правильности употребления слов и словосочетаний. При составлении документов следует чаще обращаться к словарям (толковым, орфографическим, иностранных слов).

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них:

В кадровых службах широко используют документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора.

Анкетные формы часто используют в документах по маркетингу.

Тексты в виде таблиц применяют в плановых, финансовых, отчетных и других документах. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц несколько, то над таблицей справа пишут слово “Таблица” и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Слово Приложение независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе и располагается после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ по договору №1 от 18.01.2013 на 4 л. в 2 экз.

2. Акт сдачи-приемки работ по договору № 124 от 05.23.2013 на л. в 1 экз.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывается. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № к приказу директора ОАО “Кино” от 12.02.2013 № Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства культуры РФ от 12.01.2013 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 20 л.

Если приложение отправляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит 22 - Подпись В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ОАО «Норд» Личная подпись И.Л. Сидоров Или на бланке:

Директор Личная подпись И.Л. Сидоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Котов Главный бухгалтер Личная подпись К. И. Быкова При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор ОАО“Кино” ОАО “Видеосервис” Личная подпись Г.В. Сидоров Личная подпись К.В. Васильев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.А.Григорьев Члены комиссии Личная подпись И. В. Голубев Личная подпись А.С. Петров Личная подпись В.О. Беляков Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 23 - Гриф согласования документа Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, внутреннее - визой.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Зам. Председателя Госстандарта Личная подпись В.В.Котов 05.02. Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 21.02.2013 № Реквизит 24 - Визы согласования документа Внутреннее согласование оформляют “визой”, которая содержит подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела Личная подпись Н.В. Горохов 21.02. При наличии замечаний они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием при визировании “Замечания прилагаются”.

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра распорядительного документа, в исходящих документах - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Реквизит 25 - Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаем.

Документы заверяют печатью организации. В государственных организациях для этой цели служит гербовая печать, в негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнивается к гербовой.

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью (или печатью организации) /12/:

АКТЫ (приёма законченных объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, технические и т.д.);

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты;

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на ведение финансово-хозяйственной деятельности;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями РФ);

ПИСЬМА (гарантийные о выполнении работ, услуг и т.д.);

ПОРУЧЕНИЯ (банковские, бюджетные, платежные и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ (о министерствах, ведомствах);

ПРОТОКОЛЫ (согласования, планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений);

СМЕТА (расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию по договору, на капитальное строительство);

СПРАВКИ (о начисленной зарплате, выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований и т.д.);

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и изменения к нему.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:

Верно Секретарь-референт Личная подпись А.С. Сергеева 22.02. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе Фамилию и инициалы исполнителя документа и его служебный телефон располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С.И. Новиков 545 25 Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), при наличии документа - ссылку на номер и дату, слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело 4/ Вопрос решен но телефону с гл. бухгалтером ОАО «УНИ-ПРИНТ»

22.02.2013 IIодпись Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Регистрационный штамп включает наименование организации, место для даты поступления документа и место для его входящего номера, например:

ОАО «Нота»

Дата_ Вх. номер Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 4.1. С и с т е м а у ч р е д и т е л ь н о й документации Предприятие начинает свое существование с момента его государственной регистрации в качестве юридического лица. В ст.51 ГК РФ сказано, что «несоответствие учредительных документов закону влечет отказ от государственной регистрации юридического лица» /4/.

Как трактует понятие «учредительные документы» закон? В п.1 ст.52 ГК РФ названы документы, на основании которых действуют юридические лица.

Эти документы определяют правовой статус юридического лица и именуются учредительными, ибо они являются необходимой предпосылкой для возникновения юридических лиц /4/.

Большинство юридических лиц действуют на основании индивидуального устава, например акционерные общества, общественные организации и др.

Уставы многих юридических лиц должны разрабатываться на основе подзаконных нормативных актов - типовых (примерных) уставов, утвержденных государственными органами. Так, например, существует типовое положение об общеобразовательном учреждении, которое является основой для разработки уставов таких учреждений.

Для других групп юридических лиц закон предусматривает одновременно наличие учредительного договора и устава, например для общества с ограниченной ответственностью (ООО), ассоциации, союза и др. Некоторые юридические лица действуют только на основании учредительного договора. Это - хозяйственные товарищества (полные и на вере) (ст.70 и 83 ГК).

«Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками)» - гласит ст.52 ГК РФ. Различный порядок принятия учредительного договора и устава свидетельствует о различной правовой природе этих документов. Учредительный договор о создании юридического лица является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа, подписанного всеми его участниками. По общему правилу он обязателен для учредителей, а также для созданного на его основе юридического лица.

Устав по своей правовой природе является особым локальным нормативным актом, который утверждается учредителями. При этом для каждого вида организаций установлена определенная процедура утверждения: например, устав потребительского кооператива должен быть утвержден общим собранием его членов, устав акционерного общества - учредительным собранием тремя четвертями голосов.

Устав обязателен не только для самого юридического лица и его учредителей, но и для всех третьих лиц, вступающих с ним в гражданско правовые и иные отношения. Арбитражные суды в своих решениях исхо дят из того, что положения устава, при их расхождении с условиями учредительного договора, обладают большей юридической силой.

Законодатели прямо предусматривают случаи, когда юридическое лицо создается одним учредителем и в качестве учредительного документа имеет только утвержденный им устав.

В ст.52 ГК РФ указано, что в учредительных документах определяется “наименование юридического лица, место его нахождения (юридический адрес), порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Таким образом, содержание учредительных документов определяется статьей 52 “Учредительные документы юридических лиц”, а также специальными статьями о юридических лицах (ст.70 для полного товарищества, ст.83 для товарищества на вере, ст.89 для общества с ограниченной ответственностью, ст.98 для акционерного общества, ст. 116 для потребительского кооператива) и соответствующими законами (Закон о банках, Закон о биржах, Закон об общественных организациях и т.д.).

Устав юридического лица состоит из нескольких разделов:

1) Общие положения (указывается полное название, учредители и адрес юридического лица).

2) Имущество юридического лица.

3) Виды деятельности.

4) Структура юридического лица.

5) Права и обязанности юридического лица.

6) Управление и контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

7) Реорганизация и ликвидация юридического лица.

Прочитав этот учебник, вы подробно ознакомитесь с организацией работы с управленческими документами в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «Управление документами», а также получите представление о современной концепции управления документами. Кроме того, в нем описаны правила оформления различных видов документов, способы и методы оперативной работы с документами, их текущего хранения, основы работы с корреспонденцией. Пристальное внимание уделено компьютерным системам и технологиям документационного обеспечения управления. Особым преимуществом учебника является то, что в нем есть не только обычные практические задания, но также прилагаются компьютерные тесты, размещенные в ЭБС Юрайт (www.сайт).

Шаг 1. Выбирайте книги в каталоге и нажимаете кнопку «Купить»;

Шаг 2. Переходите в раздел «Корзина»;

Шаг 3. Укажите необходимое количество, заполните данные в блоках Получатель и Доставка;

Шаг 4. Нажимаете кнопку «Перейти к оплате».

На данный момент приобрести печатные книги, электронные доступы или книги в подарок библиотеке на сайте ЭБС возможно только по стопроцентной предварительной оплате. После оплаты Вам будет предоставлен доступ к полному тексту учебника в рамках Электронной библиотеки или мы начинаем готовить для Вас заказ в типографии.

Внимание! Просим не менять способ оплаты по заказам. Если Вы уже выбрали какой-либо способ оплаты и не удалось совершить платеж, необходимо переоформить заказ заново и оплатить его другим удобным способом.

Оплатить заказ можно одним из предложенных способов:

1. Безналичный способ:
   • Банковская карта: необходимо заполнить все поля формы. Некоторые банки просят подтвердить оплату – для этого на Ваш номер телефона придет смс-код.
   • Онлайн-банкинг: банки, сотрудничающие с платежным сервисом, предложат свою форму для заполнения. Просим корректно ввести данные во все поля.
     Например, для " class="text-primary">Сбербанк Онлайн требуются номер мобильного телефона и электронная почта. Для " class="text-primary">Альфа-банка потребуются логин в сервисе Альфа-Клик и электронная почта.
   • Электронный кошелек: если у Вас есть Яндекс-кошелек или Qiwi Wallet, Вы можете оплатить заказ через них. Для этого выберите соответствующий способ оплаты и заполните предложенные поля, затем система перенаправит Вас на страницу для подтверждения выставленного счета.

АННОТАЦИЯ

Представлены сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии
регистрации, учета и хранения документов, о роли, функции и специфике работы секретаря руководителя.

Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов. Приводятся образцы важнейших видов управленческих документов.

Пособие предназначено для студентов специальности 270115 – экспертиза и управление недвижимостью, изучающих документирование в управленческой
деятельности, а также для практических работников управления.

Учебное пособие является электронной версией книги:
Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009. – 140 с.

Введение
1. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
1.3. Виды документов и их классификация
1.4. Правила оформления управленческих (организационно- распорядительных) документов
1.5. Размеры бумаги, применяемые в документировании
1.6. Правила оформления реквизитов
2. Организация документооборота и передачи корреспонденции. Работа с документами
2.1. Понятие и принципы организации документооборота
2.2. Порядок обработки поступающих документов
2.3. Порядок обработки отправляемых и внутренних документов
2.4. Учет количества документов
3. Правила регистрации и индексирования документов
3.1. Понятие и системы регистрации документов
3.2. Формы и порядок регистрации документов
3.3. Контроль исполнения документов
3.4. Анализ данных об исполнении документов
4. Составление номенклатур и текущее хранение дел
4.1. Составление номенклатур дел
5. Подготовка дел к сдаче в архив
5.1. Экспертиза ценности документов
5.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение
6. Организация делопроизводства
6.1. Организационная структура и функции службы делопроизводства
6.2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы
6.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности
6.4. Табель форм документов, применяемых в организации
6.5. Технические средства, используемые в делопроизводстве
7. Работа с документацией по личному составу
7.1. Оформление заявлений по личному составу
7.2. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу
7.3. Ведение трудовой книжки и личной карточки рабочих и служащих
7.4. Оформление трудового договора
7.5. Оформление характеристики
7.6. Оформление автобиографии и резюме
8. Работа с организационно-распорядительной документацией
8.1. Организационная документация
8.2. Распорядительные документы
9. Документирование информационно-справочных материалов
9.1. Справки
9.2. Докладные и объяснительные записки
9.3. Акты
9.4. Протоколы
10. Оформление деловых писем
10.1. Деловое письмо и его функции
10.2. Разновидности деловых писем
10.3. Общая структура делового письма
Рекомендуемая литература
Приложения

Введение
Составление документов и осуществление документооборота называется делопроизводством, а документы, отправляемые в какой-либо адрес или получаемые из него, – корреспонденцией.

Цель дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» – изучение технологии и организации делопроизводства для обеспечения эффективной системы подготовки документов (корреспонденции), работы с ними, их хранения и уничтожения (по истечении срока хранения).

Задачи дисциплины:
- знать основные правила подготовки документов и документооборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и уничтожения;
- знать структуру подразделений и функциональные обязанности должностных лиц, участвующих в подготовке и работе с документами;
- знать организационную и электронно-вычислительную технику и средства связи, используемые при подготовке и работе с документами;
- освоить составление документов;
- уметь организовывать своевременную доставку и прием корреспонденции, четкую работу с документами должностных лиц, надлежащее их хранение и уничтожение (по истечении сроков хранения), широко используя возможности организационной и электронно-вычислительной техники и средств связи;
- иметь представление о перспективах развития технологии и методов организации делопроизводства с постоянным расширением использования новейшей организационной и вычислительной техники, а также перспективных средств связи (вплоть до космической).

Делопроизводство как объективная потребность общества сформировалась одновременно с появлением письменности. Когда люди научились фиксировать свои мысли, в частности устную речь, появились различного рода документы. К ним относят частные письма, долговые расписки, государственные указы и распоряжения, дипломатическую переписку.

Первые специализированные органы российской государственной
власти – приказы – сформировались в XV–XVI вв. в связи с потребностью централизованного управления. Они создавались в Москве и предназначались для управления хозяйственной деятельностью Московсколись приказные палаты и избы, которые осуществляли государственную власть на местах и подчинялись центральным приказам. Между приказами и приказными палатами и избами как органами центральной власти функционировали многочисленные распорядительные и отчетные документы. Так возникло приказное делопроизводство. Во главе приказов стояли бояре и помещики, т. е. чиновники, осуществляющие приказное делопроизводство. Они происходили из служивого дворянства и духовенства, именовались дьяками, подьячими и делились на старших, средних, младших.

Ряд приказов занимался строительством и реконструкцией многочисленных городов, возводившихся для закрепления осваиваемых после крушения татарских ханств земель (в степных районах европейской России, в Поволжье, на Каме, в Предуралье и Сибири). Основная роль среди них принадлежала Разрядному приказу, ведавшему строительством городов-крепостей в пограничных южных районах и районах Поволжья, а также перестройкой старых городов. Сибирский приказ занимался исключительно Сибирью из-за огромных территорий этой земли.

В особо важных случаях на время выполнения строительных работ учреждался специальный Городской приказ. Градостроительством и выделением участков под постройку занимались Поместный, Земской и Сыскной приказы.
Специальным строительным учреждением в России этого периода был сформированный в 1584 г. Каменный приказ, занимавшийся каменным строительством и заготовкой строительных материалов, заключением подрядных договоров на строительство и распределением мастеров всех профессий.

Важнейшей задачей Разрядного, Каменного, Сибирского приказов было создание чертежного дела, развитию которого способствовали иностранные специалисты на русской службе.

В начале XVIII в. на смену устаревшей системе приказов Петр I утверждает Генеральный регламент государственных коллегий, согласно которому в 1718–1720 гг. были созданы 12 коллегий (военная, адмиралтейств, иностранных дел, государственных доходов, государственных расходов, горнозаводской и фабричной промышленности, духовная – синод, ревизионная и др.). Впоследствии число коллегий возросло до 16.
(В настоящее время в здании двенадцати коллегий Санкт-Петербурга размещается Государственный университет.)

Процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата происходил в течение всего XVIII в. В начале XIX в. петровские коллегии были заменены министерствами.

В 1812 г. при министерствах были организованы канцелярии, осуществляющие служебную переписку министерств и оформление текущей документации. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от других министерств.

В этот период численность чиновников резко возросла. Это влияло на рост объема документации, на увеличение количества инстанций ее прохождения. Решение важных государственных вопросов затягивалось, а иногда и вообще терялось в бумажном потоке.

После 1917 г. на территории бывшей Российской империи систему государственной власти представляли Советы народных депутатов, Съезд народных депутатов и Верховный Совет СССР. Высшим исполнительным органом государственной власти являлся Совет министров СССР – Правительство СССР. В состав Совета министров до 1991 г. входило около 50 министерств и различных комитетов в ранге министерств. Многие из них имели аналоги в советах министерств каждой союзной и автономной республики, в аппарате управления краями, областями, районами
и городами. Все это привело к образованию огромной армии аппарата
управления страной, требующей больших финансовых расходов.
В настоящее время главой государства (РФ) является президент, законодательный орган – Государственная дума, состоящая из нижней и верхней палат. Исполнительный орган – Совет министров во главе с премьер-министром.

В настоящее время решение проблемы управления документацией в развитых странах состоит из двух основных этапов. Первый этап – 1970–1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 1980-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 1.14 МБ ].

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Учебно-методическое управление

Кафедра управления сельскохозяйственным производством

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(Учебная и рабочая программы, методические материалы)

Специальность 080502 - Экономика и управление на предприятии (агропромышленного комплекса)

Челябинск

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» составлен в соответствии с требованиями федерального компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки дипломированного специалиста по циклу общепрофессиональных дисциплин государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, утвержденного Минобразования РФ 17 марта 2000 г. № 238 эк/сп на основании примерной программы дисциплины «Документирование управленческой деятельности», утвержденной Минобразования РФ, и с учетом рабочей программы учебной дисциплины, утвержденной в ЧГАУ для специальности 080502 Экономика и управление на предприятии (агропромышленного комплекса) от 20.03.2003 г.

УМК предназначен для студентов, получающих квалификацию «экономист-менеджер».

Составитель – ст. преподаватель

кафедры управления СХП В. А. Окунев

Учебно-методический комплекс обсужден на заседании кафедры управления СХП «____» ___________ 2006 г. (протокол № ____).

Учебно-методический комплекс утвержден ученым советом экономического факультета «____» __________ 2006 г. (протокол № _____).

	Требования ГОС ВПО к обязательному минимуму подготовки специалиста ……………………………………………...
	Учебная программа…………………………………………………….
		Цель и задачи……………………………………………………
	Рабочая программа…………………………………………………….
		Объем дисциплины и виды учебной работы……………….
		Распределение учебного времени по разделам и темам.
	Методические материалы…………………………………………….
		Учебно-методические разработки …………………………..
		Терминологический минимум ………………………………..
		Требования к зачету …………………………………………...
		Вопросы для зачета…………………………………………….
	Материально-техническое обеспечение дисциплины…………...

1. Требования ГОС ВПО к обязательному минимуму

подготовки специалиста

В государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования (ГОС ВПО) специальности 080502 - Экономика и управление на предприятии (агропромышленного комплекса) от 17.03.2000г. № 238 эк/сп приведено следующее содержание дисциплины:

	Наименование дисциплин и их основные разделы	Всего часов
	Документирование управленческой деятельности: Документ и системы документации; управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов; составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения; организация документооборота; систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения; современные способы и техника создания документов; деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения; правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами; корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция; организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

2. Учебная программа

2.1. Цель и задачи

2.1.1. Место учебной дисциплины в учебном процессе

и ее значение в формировании экономиста-менеджера

Знание теории и овладение навыками составления и оформления управленческих документов - является основой дисциплины «Документирование управленческой деятельности» и занимает важное место при подготовке экономиста – менеджера.

2.1.2. Цель учебной дисциплины

Цель преподавания дисциплины – дать знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, создаваемых в процессе принятия и реализации управленческих решений, освоить общепринятые лексику и стиль деловой корреспонденции.

2.1.3. Задачи учебной дисциплины

Задачи изучения дисциплины:

ознакомить студентов с общими принципами документационного обеспечения деятельности предприятия АПК, с порядком документирования информации;

научить студентов систематизировать информацию по отдельным категориям;

ознакомить студентов с организацией рационального движения документов на предприятии АПК;

обучить студентов правилам и формам деловой переписки.

2.1.4. Требования к уровню подготовки студентов

В результате изучения дисциплины студенты должны:

иметь представление

об истории развития системы государственного делопроизводства в России;

об организации работы с документами на предприятии АПК;

об организации движения документов на предприятии АПК.

ГОСТ Р 6.30 – 97. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 1997;

нормативные документы по стандартизации в области делопроизводства, действующие на территории РФ;

системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

правила и формы деловой переписки.

грамотно разрабатывать управленческие документы, используемые в деятельности предприятий АПК;

использовать в своей деятельности прикладные программные средства и средства оргтехники.

владеть навыками

составления управленческих документов на предприятии АПК;

работы на ПК для подготовки электронных документов.

Раздел 1.Организация работы с документами на предприятии АПК

1.1. История развития системы государственного делопроизводства в России

Делопроизводство в древнерусском государстве. Приказное делопроизводство. Системы коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства. История управления и делопроизводства в период – после октября 1917 г. по настоящее время.

1.2. Общие правила оформления управленческих документов

Документационное обеспечение предприятий АПК. Классификация документов. Государственные стандарты на документацию. Требования к бланкам документов предприятия. Состав реквизитов документов, требования к их оформлению.

1.3. Организация документооборота на предприятии АПК

Понятие документооборота. Прием и первичная обработка документов. Распределение поступивших документов. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Отправка документов.

1.4. Систематизация и текущее хранение документов. Обработка для последующего хранения

Номенклатура дел. Формирование и текущее хранение дел. Экспертиза ценности документов. Оформление дел. Архивное хранение документов.

1.5. Защита документной информации

Состав конфиденциальной информации. Направления защиты документной информации. Грифы ограничения доступа к информации. Источники и каналы разглашения конфиденциальной информации. Мероприятия по защите документной информации.

Раздел 2. Составление и оформление основных управленческих документов

Организационные документы предприятия АПК

Назначение и состав организационной документации. Организационные документы предприятий различных организационных форм. Штатное расписание. Должностные инструкции работников. Правила.

Распорядительные документы предприятия АПК

Назначение и состав распорядительной документации. Процедура издания распорядительных документов. Составление и оформление документов, издаваемых в условиях коллегиальности. Составление и оформление документов, издаваемых на основе единоначалия.

Справочно – информационные и справочно – аналитические документы предприятия АПК

Назначение и состав справочно – аналитической документации. Виды переписки, правила оформления служебных писем, телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений. Оформление актов.

Документы по личному составу предприятия АПК

Документы трудоустройства (заявление, анкета, автобиография, резюме) и правила их оформления. Трудовые контракты. Специфика оформления приказов по личному составу.

Основная:

1) Собрание законодательства РФ.1994 - 1997

2) ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 1997

3) Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие с 1 апреля 2000г.

4) ГОСТ 6.01.1 – 87. Единая система классификации и кодирования технико – экономической информации. – М.: Издательство стандартов, 1987.

5) ГОСТ 6.10.4 – 84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Издательство стандартов,1984.

6) ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца.- М.: Издательство стандартов, 1987.

7) ГОСТ 6.10.7 – 90. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец.- М.: Издательство стандартов, 1990.

8) ГОСТ 16487 –83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Издательство стандартов, 1983.

9) Общероссийский классификатор управленческой документации. .- М.: Издательство стандартов, 1994.

10) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

11) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М.: Росархив, 1994.

12) Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие, 7 издание, - М.: ЗАО Бизнес – школа «Интел-синтез», 2000.

13) Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов, 2 – издание, исправ. дополненное.- М.: ЗАО Бизнес – школа «Интел-синтез», 1998.

14) Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве: требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ).- М. Бизнес – школа «Интел-синтез», 1997.

15) Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах: учебное пособие для учащихся колледжей, вузов. – Ростов –на Дону: Феникс, 1997.

16) Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов –на Дону: Феникс, 2000.

17) Бондарева Т.М. Секретарское дело: практ. пособие. – М.: Высшая школа, 1989.

18) Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. –М.: ИНФРА – М., 1999.

19) Кирсанова М.В. Современное делопроизводство в кадровой службе. – М. : ИНФРА – М., 2000.

20) Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000.

21) Документы и делопроизводство: справочное пособие / Кузнецова Т.В. и др./ - М.: Экономика, 1991.

22) Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю.- М. Дело, 1998.

23) Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник М.: ИНФРА – М., 1998.

24) Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник М.: ИНФРА – М., 1999.

25) Печникова Т.В., Печникова А.В., Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: «Тандем» – ЭКМОС, 1999.

26) Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: Тандем - ЭКМОС, 1999.

27) Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению по новому стандарту ГОСТ Р 6.30 – 97.- М.: ПРИОР, 1998.

28) Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: ПРИОР, 1998.

Дополнительная:

1) Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы: практ. пособие для негосударственных структур. –М.: АО «Технолюкс - 2», 1995.

2) Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е издание перераб. и доп. – М.: Издательство стандартов, 1990.

3) Веселов П.В. Вы – секретарь.- М.: Издательство стандартов, 1993

4) Джей Рос. Как писать предложения и отчеты, которые приносят результаты /пер. с англ./. Мн.: Амалфея, 1997.

5) Добсон Н. Как писать деловые письма: практ рук-во для всех. /пер. с англ./ -Челябинск: Урал ЛТД, 1997.

6) Должностные инструкции. . – М.: ПРИОР, 2000.

7) Загорская А.П. и др. Письмовник для ведения деловой корреспонденции: на русском и англ. языках – М.: Московский рабочий, 1992.

8) Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. – 2-е изд. – М: ДОСААФ, 1987.

9) Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: пер. с англ. – М.: ЮНИТИ, 1994.

10) Феллер М.Д., Полторак Ю.Л. Составление текстовых производственных документов. .- М.: Издательство стандартов, 1990.

11) Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. – К.: Высшая школа, 1990.

12) Энциклопедия офиса: практ. руководство для секретаря /сост. И.В. Самыкина/.- М.: БИНОМ, 1995.

3. Рабочая программа

3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы

Общая трудоемкость учебной дисциплины распределяется по основным видам учебной работы и семестрам в соответствии с рабочим учебным планом, утвержденным ученым советом ЧГАУ 10.05.2001 г., следующим образом.

	Вид учебной работы	Всего, часов	В том числе по семестрам
	Общая трудоемкость дисциплины
	Аудиторные занятия
	Лекции
	Практические занятия
	Самостоятельная работа
	Контрольная работа
	Домашнее задание
	Итоговый контроль
	Зачет

3.2. Распределение учебного времени по разделам и темам

	Наименование раздела и темы			Аудиторные занятия, час		Самостоятельная работа студ-в, час
					Прак-тич. зан.
Раздел 1. Организация работы с документами на предприятии АПК
	История развития системы государственного делопроизводства в России
	Общие правила оформления управленческих документов
	Организация документооборота на предприятии АПК
	Систематизация и текущее хранение документов. Обработка дел для последующего хранения