Конспект по дисциплине документационное обеспечение управления. Лекции по «Документационное обеспечение управления

Оставьте комментарий 6,950

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Кемеровский технологический институт

пищевой промышленности»

СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Конспект лекций

по дисциплине ОПД.03 «Документационное обеспечение управления»

для специальности 100106 «Организация обслуживания

в общественном питании»

направления 100100 «Сервис»

всех форм обучения

Разработал:

преподаватель филиала

кафедры «БУАА»

Молдованова О. Л.

Рассмотрено и утверждено

на заседании филиала

кафедры «БУАА»

Протокол №__от______

О.А.Коньшина

Кемерово 2011

	Введение
	Документирование управленческой деятельности………………
	Управленческая документация……………………………………
	Система организационно-распорядительной документации……..
	Договорно-правовая документация……………………………
	Документация по внешнеэкономической деятельности…………..
	Документация по трудовым правоотношениям…………………
	Претензионно - исковая документация…………………………….
	Организация работы с документами………………………………..
	Список литературы…………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.

Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

К основным задачам дисциплины относится:

Знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

Изучение правил составления документов и организации работы с ними;

Изучение порядка текущего хранения документов;

Овладение методикой обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

Знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

Умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

Иметь представления об организации движения документов;

Владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1. Понятие делопроизводства

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Делопроизводство состоит издвух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Правила оформления документов;

Правила работы с документами;

Обеспечение сохранности документов;

Порядок передачи документов на архивное хранение;

Работу службы делопроизводства (функции, структура, штат);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

Юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

Законами РФ;

Государственными и отраслевыми стандартами;

Общероссийскими классификаторами;

Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный документ по организации делопроизводства «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора, обработки, использования и хранения информации.

ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

2. Понятие «документ». Классификация документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

В устной форме;

В документированной форме.

Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

Документы многофункциональны.

К основным функциям документовможно отнести:

Информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

Управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

Коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

Правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

Организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

Научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.

2. Классификация документов.

Тема 2. Управленческая документация

1. Классификация управленческой документации

3. Формуляр-образец

4.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов

Классификация управленческой документации

Управленческая документация - это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов - документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое, верхнее, нижнее;

10 - правое.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;

служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

Но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информационного обеспечения. По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необходимые изменения как в части методологии, так и в сфере методической поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

В этом отношении своевременными были принятие и реализация решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления документами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов носителей и форм представления информации.

Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных систем и технологий.

С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методологическом и технико-технологическом обеспечении работы с документами.

Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каждому крупному разделу, особенности использования которых описаны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.

ЛЕКЦИЯ 1

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Документ и его характеристики

Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документы необходимы для:

осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем ;
сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемого времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением , в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Структура - это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа, но и данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики , а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Деятельность в области управления документами

Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно-правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами , так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:

управляющие документами;

специалисты в области информационных систем и технологий;

руководство организации;
руководители подразделений;
системные администраторы;

другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила:

Требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.

Ответственность по управлению документами включает следующие положения:

особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных , достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение документов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления документами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;
обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах , всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

включение документов в систему управления документами;
регистрацию;
классификацию;
доступ и защиту;
хранение и обеспечение сохранности документов;
использование документов, контроль их движения и использования;
экспертизу ценности документов;
отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:

проектирование систем управления документами;
документирование систем;
обучение сотрудников организации;
преобразование документов в новые системы управления документами;
установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами;
обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;

обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия ;
обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Психодиагностика. Конспект лекций лекция. Истоки психодиагностики психодиагностика: конспект лекций
Психодиагностика конспект лекций.. а с лучинин..

Конспект лекций по дисциплине экономика недвижимости
Государственное бюджетное образовательное учреждение.. высшего профессионального образования.. уральский государственный экономический университет..

Конспект лекций управление персоналом история развития науки управления персоналом
История развития науки управления персоналом.. Современные теории управления..

Понятие управления. Виды управления. Управленческий труд и его особенности. МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ. ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ
Основатель Ф У Тейлор В г выпустил первую печатную работу которая.. Основная идея используя замеры и наблюдения за работой исполнителей можно оптимизировать технологию выполнения работ..

Конспект лекций по дисциплине Корпоративное управление Экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. Министерство образования и науки РФ.. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

Общая психопатология. Психиатрия: конспект лекций
Психиатрия конспект лекций.. Текст предоставлен литагентом http litres ru..

Архитектурное материаловедение
Конспект лекций по курсу Архитектурное материаловедение. ФГОУ ВПО Южный федеральный университет.. институт Архитектуры и искусств.. Кафедра инженерно строительных дисциплин..

История мировых религий: конспект лекций история мировых религий. Религия как феномен культуры классификация религий
История мировых религий конспект лекций.. с ф панкин..

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ: Учётно-справочная работа и регистрация документов. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. Проверка.. Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с..

Конспект лекций по дисциплине корпоративное управление экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. министерство образования и науки РФ.. государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

0.056

2 Понятие документа Документ (от documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

3 Документирование Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Средства документирования: Средства документирования: простые орудия (ручки, карандаши); простые орудия (ручки, карандаши); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО). средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

4 Характеристики документа Аутентичность. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Целостность. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Пригодность для использования. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

5 Функции документа Общие функции документа: Общие функции документа: информационная; информационная; социальная; социальная; коммуникативная; коммуникативная; культурная. культурная. Специальные функции документа: Специальные функции документа: управленческая; управленческая; правовая; правовая; историческая. историческая.

6 Классификация документов по типу носителя – электронные, бумажные; по типу носителя – электронные, бумажные; по структуре – формализованные, неформализованные; по структуре – формализованные, неформализованные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние. по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние.

7 Системы документации Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции.

8 Системы управленческой документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

9 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цели создания УСД: Цели создания УСД: 1)Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. 2)Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

10 Международная деятельность в области стандартизации документов ТК 46 «Документация» ТК 46 «Документация» ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» В 2007 г. стартовал проект «Система менеджмента документов» (120 специалистов из 40 стран). Цель – «Предложить организациям стратегический подход к использованию информационных ресурсов в качестве деловых и коммерческих активов и хранилищ знаний».

11 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

12 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

14 Класс УСД Код ОКУД Организационно-распорядительная документация Первичная учетная документация Расчетно-денежная документация Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций Отчетно-статистическая документация Документация по ценообразованию Документация по материально-техническому снабжению Документация по торговле Документация по внешней торговле Проектная документация по капитальному строительству Единая система конструкторской документации (ЕСКД) Единая система технологической документации (ЕСТД) Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП) Документация по социальному обеспечению Документация по изобретениям и открытиям

15 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от

17 Классы организационно- распорядительных документов Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

18 Виды распорядительных документов с точки зрения принятия решений Документы, издаваемые коллегиально Документы, издаваемые единолично Типы документов Постановления, решения Приказ, распоряжение Уровень принятия решений Федеральное правительство, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления АО Федеральные министерства, администрации субъектов РФ, руководители предприятий Преимущест ва Повышается согласованность принимаемых решений Обеспечивается оперативность, повышается ответственность

19 Структура ОРД Формализованный документ Неформализованный документ Особенности типовой состав и расположение реквизитов; типовой состав и расположение реквизитов; стандартное оформление реквизитов; стандартное оформление реквизитов; использование бумаги стандартных размеров использование бумаги стандартных размеров малое количество типовых реквизитов; малое количество типовых реквизитов; многостраничные документы; многостраничные документы; наличие текстовой, табличной, графической информации. наличие текстовой, табличной, графической информации. Виды Все документы, закрепленные в УСД Обзоры, отчеты, рефераты

20 Состав реквизитов ОРД 01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации или товарный знак 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер юр. лица (ОГРН) 06ИНН/КПП 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15Адресат

21 Состав реквизитов ОРД 16 Гриф утверждения документа 17Резолюция 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения 22Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа
23 Задачи службы ДОУ Документирование принимаемых управленческих решений Документирование принимаемых управленческих решений Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Организация хранения, поиска и выдачи документов. Организация хранения, поиска и выдачи документов.

24 Объем документооборота в год Организационные формы службы ДОУ Тип предприятия, организации документов Управление делами Администрация Президента РФ, РБ, Правительство РФ, РБ 4 класс 3 класс 2 класс 1 класс 100 000 документов Управление делами Администрация Президента РФ, РБ, Правительство РФ, РБ 4 класс 3 класс 2 класс 1 класс">

25 Перечень структурных подразделений службы ДОУ Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по контролю исполнения Подразделение по контролю исполнения Архив Архив Машинное бюро с корректорской группой Машинное бюро с корректорской группой

26 Должностной состав службы ДОУ РуководителиСпециалисты Вспомогательно- технические работники Зав. службой ДОУ Зав. службой ДОУ Зав. протокольным сектором Зав. протокольным сектором Начальник секретариата Начальник секретариата Зав. архивом Зав. архивом Документовед Документовед Помощник руководителя Помощник руководителя Архивист Архивист Референт Референт Редактор Редактор Инспектор Инспектор Корректор Корректор Секретарь Секретарь Экспедитор Экспедитор Делопроизводитель Делопроизводитель Машинистка Машинистка Стенографистка Стенографистка Курьер Курьер Оператор оргтехники Оператор оргтехники

27 Нормативные документы для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов работ Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

Введениее

Изменения в принципах функционирования экономики страны, произошедшие в последние 10-15 лет, коснулись не только собственно производственных и экономических процессов, но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информационного обеспечения. По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необходимые изменения как в части методологии, так и в сфере методической поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

Лекция 1

1. Основные понятия управления документами

Документ и его характеристики

осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;

формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;

обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;

защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;

документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;

формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Сохранять созданные документы необходимо для:

сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;

соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Управление документами

К управлению документами относятся:

принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;

распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;

установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;

предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);

проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

Интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Деятельность в области управления документами

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.

управляющие документами;

специалисты в области информационных систем и технологий;

руководство организации;

руководители подразделений;

системные администраторы;

другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.

Требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;

гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);

гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.

Ответственность по управлению документами включает следующие положения:

особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;

ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;

специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;

системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;

все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.

Система управления документами

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;

обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;

обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;

обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

включение документов в систему управления документами;

регистрацию;

классификацию;

доступ и защиту;

хранение и обеспечение сохранности документов;

использование документов, контроль их движения и использования;

экспертизу ценности документов;

отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

проектирование систем управления документами;

документирование систем;

обучение сотрудников организации;

преобразование документов в новые системы управления документами;

установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;

определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами;

обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;

обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);

обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;

обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;

обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;

обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;

обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.